Feine Trainings (nicht nur) für kleine Agenturen

Gute Leute finden sich nicht von alleine. Und hat man als PR-Agentur erst einmal die passenden Talente gefunden, möchte man sie auch lange halten. Für beides muss man sich ein wenig strecken heutzutage. Der Gesamtverband der Kommunikationsagenturen GWA warnt, die Lage am Bewerber:innenmarkt könnte sich in unserer Branche sogar noch weiter zuspitzen, da Tausende von Stellen unbesetzt seien. Einsteiger:innen ebenso wie erfahrende PR-Profis haben also die Wahl, wenn sie sich nach einer neuen Stelle umschauen. 

Um den passenden Match zu finden, können Bewerberinnen und Bewerber sich an verschiedenen Faktoren orientieren: Welche Themen beackert eine Agentur und welche Art von Etats betreut sie? Welche Leistungen bietet sie an? Passt beides zu meinem Skill-Set und meinen Interessen? Hab ich eher Lust auf eine internationale Netzwerkagentur oder eine kleinere, inhabergeführte Agentur? Wie wichtig sind mir New Work-Aspekte wie Remote Work und flexible Arbeitszeiten und was bietet die Agentur da an? Wie sieht es mit Gehalt und Benefits aus? Stimmt das Paket? Und schließlich: Was ist mit Weiterbildung? Wie kann ich mich entwickeln und wie werde ich gefördert? Gerade beim letzten Punkt leiden kleinere Agenturen oft unter der falschen Annahme, dass sie größenbedingt noch nicht so voll ausgereifte Trainingsprogramme bieten können wie manch größerer Player. Dabei gibt es viele Möglichkeiten, wie Agenturen schon von klein auf mit attraktiven Trainingsangeboten punkten können – wie wir bei Oseon beweisen.

Weiterbildung  ja, aber worin? Bedarf in Personalgesprächen ermitteln

Je nach Agentur-, Team- und Budgetgröße gibt es verschiedene Formate, in denen der Wissensaustausch im Team gefördert und Impulse von Extern eingebracht werden können. Je nach Zusammensetzung ist das mit mehr oder weniger Kosten verbunden. Das Hauptinvest ist die Zeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für Weiterbildung bereitgestellt wird. 

Damit Zeit und Geld in jedem Fall gut investiert sind, ist eine Bedarfsauflistung zu Beginn der jährlichen Trainingsplanung sinnvoll. Wir machen das im Rahmen unserer halbjährlichen Personalgespräche im Januar. So stellen wir sicher, dass der Trainings-Mix nicht nur abbildet, was die Agenturleitung meint vermitteln zu müssen, sondern dass die Angebote auf die individuellen jährlichen Karrierepläne jedes einzelnen Teammitglieds einzahlen. Wer braucht was, um weiterzukommen – und damit ja auch die Agentur voranzubringen?

Vier Fragen sind hier unserer Erfahrung nach hilfreich: 

  1. Welche Leistungen werden zunehmend nachgefragt, die wir noch gar nicht oder noch nicht professionell genug anbieten? Um die Lücke zu schließen, kann man entweder kompetente Menschen neu einstellen – oder eben das Leistungsportfolio durch gezielte Weiterbildungsangebote erweitern. Hier empfehlen sich in der Regel externe Trainingsangebote.
  2. Wer im Team hat worauf richtig Bock? Nichts ist besser, als eine starke intrinsische Motivation, neue Skills zu erlernen oder neue Themengebiete zu erschließen. Der Impuls, Neues zu lernen, sollte idealerweise von den Mitarbeiter:innen und Mitarbeitern direkt kommen – überall, wo deren Wunschmarschrichtung auch zu den Vorstellungen und Zielen der Agentur passt, heißt es unterstützen und fördern!
  3. Welche Skills gibt es bereits auf hohem Niveau in der Agentur? Wo sind Kolleginnen und Kollegen, die etwas können, was andere noch nicht auf dem Kasten haben? Bestehende Stärken ins Team hineintragen, um Qualitätslevel aufrechtzuerhalten und Inselwissen auf mehrere Leistungsträger:innen zu verteilen ist eine wichtige Säule im Trainingsprogramm und kann gut mit internen Formaten und somit kosteneffizient umgesetzt werden.
  4. Müssen nur klassische Skills wie Content-Erstellung, Strategieberatung oder Online-Marketing-Skills vermittelt werden oder braucht es auch individuelle Förderung von Soft Skills? Gibt es zum Beispiel erfahrene Mitarbeiter:innen, die als Coaches für jüngere auftreten können? Sind Maßnahmen für das Team Building notwendig? Oder gibt es vielleicht Aufsteiger:innen, die von externem Coaching profitieren könnten, um ihre Führungskompetenzen oder ihren Auftritt weiterzuentwickeln?

Unsere Best Practice-Tipps für Trainings in (noch kleinen) PR-Agenturen

Budget für Trainings gab es bei uns schon immer. Schon, als wir noch zu viert um eine Schreibtischinsel Platz hatten. Spätestens mit der ersten Trainee-Ausbildung und dem Aufsetzen des ersten Induction-Plans entstanden aber auch die ersten internen Trainingsformate zu allem, "was man eben so wissen muss" in einer Agentur. Heute – mit einem inzwischen 17-köpfigen Team – ist unser "Brains4Oseon"-Trainingsprogramm ein fester Bestandteil unserer HR- und Budgetplanung und setzt sich aus einem bunten, sich je nach Bedarf immer wieder neu zusammenstellenden Mix interner und externer Formate, Gruppen- und Einzelangebote zusammen, zum Beispiel:

1. Interne Trainingsformate

  • In unserer Reihe "Oseon Way of..." vermitteln wir in 2-4 stündigen, von Senior-Teammitgliedern gehaltenen Gruppentrainings (agenturinterne) Standards und Prozesse, zum Beispiel für Media Relations, Onboarding oder Strategieentwicklung. 
  • Anlassbezogene "Brown Bag Lunches" bieten allen Teammitgliedern die Gelegenheit, Wissen mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen. Das in der Regel einstündige Format mit Lunch im Konfi eignet sich zum Beispiel, interessante Erkenntnisse aus gerade besuchten externen Veranstaltungen oder Learnings aus der praktischen Kundenarbeit weiterzureichen. 
  • Initiativen wie der "Media Club" oder "Digital Lunch" bieten regelmäßige Gesprächsrunden im kleineren Kreis, in denen etwa Best Practices, Trends und Erkenntnisse aus den Bereichen Media Relations und Online-Kommunikation geteilt werden.
  • Unsere "Werkstatt-Tage" widmen sich zweimal im Jahr einer konkreten Aufgabenstellung, in die wir uns als gesamtes Team mittels Impulsvorträgen eindenken und die wir dann gemeinsam strukturieren, bearbeiten und zu einem Ergebnis bringen. In diesem Rahmen entwickelten wir zum Beispiel im vergangenen Jahr unserer Haltung und unser Serviceangebot zum Thema "Gendergerechte Sprache in der PR".

2.  Gruppentrainings mit externen Coaches

Für einige Angebote greifen wir lieber auf Gruppentrainings mit externen Experten zurück, um möglicher Betriebsblindheit vorzubeugen und neue Impulse ins Team zu holen oder eine unbefangenere Trainingsatmosphäre sicherzustellen, etwa bei Präsentations- oder Führungskräftetrainings. 

Die Teilnahme als Gruppe fördert auch den gegenseitigen Support im Team über die Trainingseinheit hinaus, etwas indem sich "Buddies" finden, die nach Schreibtrainings gegenseitig ihre Texte redigieren, oder frisch gebackene Team Leads sich auch nach dem Training weiter regelmäßig bei einen Kaffes in Kunden- und Team Management-Fragen unterstützen.

3.  Individuelle Coachings

Wir haben bei Oseon in den letzten Jahre zahlreiche Kolleginnen und Kollegen von der Pike als Trainee auf bis in Führungspositionen hinein begleitet. Dazu braucht es nicht nur PR-Fachwissen und Branchen-Know how zu unseren Themenschwerpunkten, sondern auch verschiedene Soft Skills. 

Nun ist jeder Mensch anders und wir alle stoßen an unterschiedliche Grenzen. Um diese zu überwinden bieten wir neben Gruppentrainings auch Einzelcoachings für Mitarbeiter:innen an, die sich für einen neuen Karriereabschnitt stark machen wollen – durch einen externen Coach, der die Agentur kennt, aber als außenstehende Person mit einem frischen Blick auf jede neuen Situation und Herausforderung schaut und in einem anderen Maße als Kolleginnen und Kollegen bei Problemen Vertrauensperson sein kann. 

4. Individuelle externe Weiterbildungsmaßnahmen

Neben diesen fest eingeplanten Gruppen- und Einzelterminen, stellen wir für alle Teammitglieder ein jährliches Pro Kopf-Budget zur Verfügung, um an individuell gewählten externen Veranstaltungen teilzunehmen, die die Erreichung bestimmter Lern- und Karriereziele unterstützen, etwa Online-Kurse zu Fachthemen wie Social Media Marketing oder Messbarkeit in der PR. Auch der Besuch von Branchenveranstaltungen zur thematischen Weiterbildung in unseren Branchenschwerpunkten gehört dazu.

Das Schöne am Mix aus all diesen Formaten ist, dass er flexibel ist – in der Zusammensetzung, in der Frequenz der Einheiten und in der Passgenauigkeit auf den Bedarf von Team, Agentur und Kundinnen und Kunden. Jede Agentur jeder Größe kann mit ersten Schritten anfangen, interne Formate etablieren, um den Wissensaustausch zu fördern und vielleicht zu Beginn die Teilnahme an externen Trainings oder Events als Incentive ausschreiben, wenn das Budget noch nicht für alle Teammitglieder reicht. Hauptsache anfangen und den Wissenshunger und die Entwicklungslust im Team fördern und somit auch die Wertschätzung für die individuellen Leistungen, Ziele und Karrierewünsche zu zeigen. Denn wem es nicht langweilig wird und wer noch Entwicklungspotenzial für sich in einer Agentur sieht, geht nicht auf Freiersfüße, sondern bleibt – zumindest noch ein Weilchen ;)

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