Praktikum, Studentenjob & Traineeship – so klappt die Ausbildung im Homeoffice

Da haben wir’s ganz offiziell: Die Abendnachrichten verkünden, dass Homeoffice zu einem festen Bestandteil unserer Arbeitswelt geworden ist. Zumindest in manchen Branchen, denn natürlich funktioniert Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus nicht überall. Aber immerhin in der Informationswirtschaft, zu der auch PR-Agenturen gehören, arbeiten 80 Prozent der Beschäftigten mindestens einmal pro Woche von zuhause, so das Wirtschaftsforschungsinstituts ZEW.

Ob Homeoffice gelingt oder nicht, ist nicht nur eine Frage der Branche, sondern auch der Unternehmensorganisation. Besonders, wenn flexible Arbeitsplatzgestaltung fester Bestandteil der Unternehmenskultur ist und in diesem Set-up auch Nachwuchskräfte ausgebildet werden. Wie kann erfolgreiches Lernen, Reinschnuppern in die PR-Praxis oder gar ein Traineeship auch ohne dauerhafte Präsenz im Büro gelingen? 

Wir haben die gefragt, die’s wissen: Junge PR-Talente, die bei uns oder anderswo Studium, Praktika oder Traineezeit ganz oder teilweise remote absolviert haben oder gerade drinstecken: Alice, ehemalige Trainee bei Oseon, Leonie, unsere frischgebackene Werkstudentin, Rebecca, die während der Pandemie als Juniorin zu uns ins Team kam, Laura, die seit ihrem Traineeship bei uns ist, und unser jüngster Trainee Timo.

Die Vorteile flexibler Arbeitsortgestaltung im Praktikum, Werkstudentenjob oder Traineeship unterscheiden sich nicht allzu sehr von den Vorteilen, die hybrides Arbeiten auch für alle anderen Joblevel mit sich bringt.

Allen voran wird eine bessere Work-Life-Balance als Hauptgrund genannt, der für flexibles Arbeiten spricht. Wer zu Hause arbeitet spart lange Arbeitswege und somit Zeit, die sich für die Freizeitgestaltung, Familie, Haustiere oder Hausarbeit nutzen lässt. Auch private Termine, wie Arztbesuche oder Handwerkertermine, sind im Homeoffice leichter mit dem Arbeitsalltag zu vereinbaren.

Wer nicht daran gebunden ist, eine Arbeitgeberin oder einen Arbeitgeber am Wohn- oder Studienort zu finden, hat zudem mehr Auswahl bei den Jobangeboten. Durch Remote-Arbeit spielt die Distanz zwischen Unternehmensstandort und Wohnort keine so große Rolle mehr. Es ist dann auch möglich, Jobs anzunehmen, die bei Präsenzpflicht zu weit weg wären. Eine Win-win-Situation: Unternehmen profitieren von einem größerer Pool an Bewerber:innen. Juniorinnen und Junioren können auch bei Firmen Erfahrungen sammeln, die nicht am Wohn- oder Studienort liegen. 

Die flexiblere Tagesgestaltung und die Ruhe zu Hause können zudem die Produktivität unterstützen. Leonie nutzt das gerne für sich: „Ich bin früh morgens am produktivsten. Durch die Arbeit im Homeoffice spare ich mir den langen Anfahrtsweg und kann so viel früher anfangen zu arbeiten.“ Alice schätzt hingegen das hohe Maß an Selbstorganisation und Eigenverantwortlichkeit, das sie in ihrem Traineeship erlernt hat. Auch Leonie sieht die Eigenverantwortung gefördert: „Im Homeoffice bin ich mehr auf mich allein gestellt und eigne mir dadurch viel selbst an, setze mich intensiver mit bestimmten Themen auseinander und lerne dadurch noch mehr.“

Homeoffice bietet freilich nicht nur Vorteile. Allein zuhause am Schreibtisch oder Küchentisch zu sitzen ist nicht für jeden das Richtige – egal wie viel Jahre Berufserfahrungen man hat. Die einen klagen über Lagerkoller, die anderen über Ablenkung durch Kinder und Haushalt oder vermissen den spontanen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.

Fehlender kollegialer Austausch und mangelndes unmittelbares Feedback können gerade für junge Teammitglieder in der Ausbildung ein Problem darstellen, besonders in remoten oder hybriden Formaten. Laura erinnert sich an ihre Anfangszeit: „Die Verfügbarkeit der Kolleginnen und Kollegen festzustellen und notfalls auch mal einzufordern, war anfangs nicht immer leicht. Während meiner Praktika und Werkstudententätigkeiten fiel es mir im Vergleich zur Arbeit vor Ort schwerer, über digitale Kanäle Rückfragen zu stellen. Der Blick über den Tisch zum Kollegen oder zur Kollegin oder der schnelle Zuruf ist oft einfacher in der Kommunikation.“ Auch Timo findet, dass im Homeoffice die Hemmungen größer sind, Kolleginnen oder Kollegen einfach mal anzuschreiben.

Rebeccas Erfahrungen sind ähnlich. Gerade am Anfang war es für sie nicht immer einfach, auf Distanz zu arbeiten. Sie hatte kaum die Möglichkeit, sich Dinge von Kolleginnen und Kollegen abzuschauen und war gehemmter, nach Hilfe zu fragen: "Es erfordert schon ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Disziplin. Ich glaube nicht, dass Remote-Arbeitskonzepte für alle geeignet sind. Gerade als Berufseinsteiger:in lernt man viel durch den persönlichen Kontakt mit dem Team. Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass man sich dieses Wissen gegebenenfalls anders – in der Regel selbstständig – aneignen muss."

Werkstudentin Leonie tat sich zu Beginn im Homeoffice schwer, als „Neue“ im Team richtig anzukommen: "Aufgrund der Distanz im Homeoffice finde ich es herausfordernd, das gesamte Team persönlich kennenzulernen und zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen. Die „Hürde“ sich mit den neuen Kollegen und Kolleginnen auch über Privates auszutauschen, ist im Homeoffice größer als wenn man sich im Büro in der Mittagspause persönlich unterhält."

All dies sind Erfahrungen, aus denen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber lernen und Prozesse ableiten können, die das Lernen und Mitarbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen erleichtern. Wir als Agentur fragen bei neuen Kolleginnen und Kollegen deshalb regelmäßig nach, um Pain Points zu identifizieren und entsprechend Maßnahmen zu entwickeln.

Entscheidet sich ein Unternehmen, ein hybrides Arbeitsmodell zu leben, braucht es passender Prozesse und Rahmenbedingungen. Das gilt für das gesamte Team, aber besonders für alle, die noch lernen und in besonderem Maße vom Austausch abhängig sind. Hier unsere Tipps, mit denen bei uns in der Agentur der Ausbildungsalltag für alle besser funktioniert:

1. Ein strukturiertes Onboarding legt den Grundstein, besonders wenn Mitarbeitende remote angelernt werden. Leonie schätzt, wie das bei Oseon geklappt hat: „Meine technische Ausrüstung wurde mir innerhalb einer Woche nach Vertragsunterzeichnung zugesendet. Meinen ersten Arbeitstag habe ich vor Ort in Frankfurt verbracht und konnte einige Kolleg:innen persönlich kennenlernen. Sie halfen mir, meine Technik und alle Tools in Betrieb zu nehmen, was mir die Arbeit im Homeoffice erleichtert hat. Ich konnte die Arbeitsatmosphäre kennenlernen und alle Fragen, die ich zu Beginn hatte, direkt klären.“ In der folgenden Zeit hilft dann ein detaillierter Einarbeitungsplan mit fixen Terminen, sich durch alle wichtigen Lerneinheiten durchzuarbeiten – gemeinsam im Büro oder per Video-Konferenz. Das schafft einen verlässlichen Orientierungsrahmen, um sich im Homeoffice nicht abgekoppelt oder verloren zu fühlen.
2. Ansprechbarkeit ist das A und O – sie muss angeboten und eingefordert werden. Gerade gegenüber Vorgesetzten sind Jobneulinge oft zögerlich, aktiv um Hilfe oder Feedback zu bitten. Besonders im hybriden Umfeld darf das kein Hindernis sein. Wöchentliche oder tägliche feste Touchbases lassen den Austausch zur Routine werden und helfen, Hemmungen abzubauen. Dabei muss es nicht immer ein formelles Meeting sein. Der virtuelle gemeinsame Kaffee oder ein Spaziergang mit Video-Chat per Smartphone tun es ebenfalls. Wichtig für Kolleg:innen und Vorgesetzte: achtsam dafür sein, wer gerade im Homeoffice sitzt. Einfach mal aktiv nachhorchen, wie es gerade läuft – auf den Etats, aber auch stimmungsmäßig.
3. Weniger schreiben, mehr reden! Im Homeoffice tendieren wir dazu, alles mögliche per Teams-Chat oder sonstigem Tool schriftlich zu klären. Schneller und persönlicher geht’s meistens mit einem kurzen Video-Call. Er ist in der Regel effizienter, schafft Nähe, vermittelt Stimmungen besser und sorgt für weniger Isolation.
4. Der digitale Schulterblick bietet Gelegenheit voneinander zu lernen; hybride Meetings schaffen Raum für gemeinsame Kreativität. Im Büro heißt es schnell: „Guck mal grade, ich zeig dir das schnell!“ Das geht auch digital – per Screensharing und Videokonferenz funktioniert Training „on the job“ bestens. Dank digitaler Whiteboards und Videokonferenzlösungen wie der unseres Kunden Owl lassen sich auch Meetings hybrid gut interaktiv gestalten. Konzepte und Ideen können gemeinsam erdacht werden, Juniorinnen und Junioren dabei über die Schulter gucken und mitmischen. Es ist vor allem eine Frage der Aufmerksamkeit, Praktikant:innen und Trainees dazuzubitten.
5. Macht das Beste aus Bürotagen! Es ist Blödsinn, an Tagen im Büro zu sitzen, an denen man ohnehin sechs Stunden vor dem Rechner an einem Gastbeitrag basteln muss. Aber für kreatives Ping-Pong ist das Office der perfekte Ort. Auch Timo kennt das: „Situationsabhängig kann man manchmal im Büro mit den Kolleg:innen produktiver arbeiten, ein anderes Mal findet man alleine auf der sonnenbestrahlten Terrasse Inspiration.“ Bei Oseon verabreden wir uns gezielt für Bürotage und nutzen sie bevorzugt für die Dinge, die besser in Gesellschaft oder face-to-face gehen: Personalgespräche, Trainings, Brainstormings, bestimmte Ausbildungseinheiten wie Media Relations per Telefon – und der gemeinsame Team Lunch.
6. Auch für den informellen Austausch und Teambuilding blocken wir gerne feste Zeiten, zum Beispiel als hybrides Agentur-Meeting, digitale Spielerunde oder eben die persönlichen Treffen mit allen einmal im Quartal. Diese festen Termine helfen den Neuzugängen, sich ins Team einzugliedern – gerade wenn im Alltag durch räumliche Trennung weniger Gelegenheiten dazu bestehen.

Unternehmen, die hybride oder Homeoffice-Optionen anbieten, signalisieren, dass sie sich um die Work-Life-Balance und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden kümmern, findet Alice. Laura würde soweit gehen und behaupten, dass flexibel Arbeitsortgestaltung kein USP mehr ist, sondern ein Wettbewerbsnachteil, wenn Unternehmen sie nicht anbieten: "Wenn Unternehmen die Möglichkeit des hybriden Arbeiten verwehren, frage ich mich, ob das mit einem erhöhten Kontrollbedürfnis zusammenhängt und möchte gute Gründe hören. Diese zu finden wird mit Zunahme der digitalen Möglichkeiten aus meiner Sicht immer schwerer."

Auch Rebecca findet es nicht mehr zeitgemäß, darauf zu bestehen, dass alle Teammitglieder fünf Tage die Woche ins Büro kommen vor allem angesichts der aktuellen Immobilienpreise und der Klimakrise: "Ich würde keinen Arbeitgeber mehr wählen, der mir keine flexiblen Arbeitsmöglichkeiten bietet. Arbeitgebende, die sich dem weiterhin verschließen, werden es schwer haben, gute Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten."

Timo sieht das ebenso: "In meiner Entscheidung für Oseon spielte diese Flexibilität eine wichtige Rolle. Ich kann mir auch vorstellen, dass dies in Zukunft noch entscheidender für die Anwerbung und Bindung neuer Mitarbeitenden sein wird."

Unternehmen werden sich darauf einstellen müssen, ihre Prozesse dauerhaft darauf auszurichten – besonders wenn es um so etwas Wichtiges geht wie die Ausbildung der Nachwuchskräfte.

Bild: Jason Strull auf Unsplash