Happy Onboarding – so klappt's auch mit den Neuen

Uns passiert gerade etwas ganz wunderbares: Unser Team wächst. Seit Jahresbeginn haben wir vier neue Kolleginnen an Bord begrüßen dürfen und die Tinte unter dem Vertrag mit Zuwachs Nr. 5 ist quasi frisch getrocknet. Und es geht weiter. Die Auftragslage gibt's her. Die nächste Stellenanzeige ist live, das nächste Recruiting Event gebucht. Wunderbar, ja. Aber auch eine Menge Arbeit. Und die ist nicht getan, wenn die Personalsuche erfolgreich war und die neuen Teammitglieder gefunden sind. Nein, da fängt die wichtigste Aufgabe eigentlich erst an: das Onboarding. Denn jede Verstärkung ist nur so gut wie ihre Einarbeitung und jedes Team nur so stark wie sein Wir-Gefühl.

Mit Josi, Rebecca, Alina und Laura haben wir in den letzten Monaten tolle Vollblut-PRlerinnen gefunden, die uns helfen, unsere Digital-Kompetenzen auszubauen und die Branchenteams für Fintech, Greentech & Mobility und Professional Services zu verstärken. In diesen Bereichen boomt's seit Jahresbeginn nämlich am meisten.

Josi war, ehe sie im Januar zu uns kam, bei der Digital-Agentur Nicarus (ehem. Donner & Doria) und bringt neben ihrer PR-Erfahrung auch ihre Fachexpertise in der Social-Media-Kommunikation bei Oseon ein. Auch Alina, die aus dem Onlinemarketing beim Startup Merula zu uns wechselte, verstärkt unsere Kompetenzen im Digitalen. Zusammen unterstützen sie das Consumer- und Digital-Communications-Team, das Verena seit 2021 als Head of Digital Communications aufbaut.

Rebecca kommt von Fleishman-Hillard und erweitert das Fintech- und Professional Services-Team jetzt als Account Executive mit Schwerpunkt auf Content Creation und Media Relations, Digital Transformation und Cultural Change. Auch ihre Erfahrungen aus dem Bereich Podcast-Produktion sind super wertvoll. Ebenso für die Etats des Professional-Services-Teams aber auch für mehrere Neukunden aus dem Bereich Greentech & Mobility vervollständigt Laura als Junior Executive das Glückskleeblatt unserer Neuzugänge von Januar bis Mai. Sie hat zuvor ein duales Studium absolviert und Erfahrungen im International-Communications- und PR-Team der BRITA Group sowie bei MSL, IKEA Deutschland und der Deutschen Bahn gesammelt. Alles also keine Greenhorns – und wir sind dankbar, dass sich so fähige und motivierte Köpfe für uns entschieden haben.

Know-how und je nach Job Level die entsprechende Erfahrung bringt das Quartett also in jedem Fall mit. Jetzt sind wir dran, den Rahmen zu setzen, in dem sie das Mitgebrachte einsetzen und sich weiterentwickeln können. Das geschieht bei uns mithilfe eines strukturierten Onboardings, Mentor:innen, einem Trainingsprogramm und – ganz klar, Gelegenheiten, sich als Team zusammenzufinden (Corona zum Trotz).

„In eine neue (Arbeits-)Umgebung zu kommen ist immer eine kleine Herausforderung: neue Kolleg:innen, neue Aufgaben und neue Tools", bringt es Rebecca auf den Punkt. Sie erzählt: "Die herzliche Aufnahme in das Oseon-Team und die Unterstützung meiner Mentorin bei der Strukturierung und Organisation neuer Aufgaben haben mir den Einstieg bei Oseon leicht gemacht." 

Uns ist es tatsächlich wichtig, jedem neuen Teammitglied so viel Orientierung und Halt wie möglich zu geben, um sich schnell zurecht zu finden. Wir benennen für jede:n Neue:n auf Trainee oder Executive-Level einen Mentor oder eine Mentorin, die nicht nur für alle Fragen von "Wo gibt's hier den besten Lunch?" bis "Wie war das jetzt mit der Zeiterfassung?" ein offenes Ohr hat, sondern auch regelmäßige Touchbases durchführt, um abseits des Arbeitsalltags in Ruhe zu besprechen, wie's läuft. Für höhere Level übernehmen die Directors oder Partner diese Aufgabe.

Unser wichtigstes Tool für die strukturierte Einarbeitung ist unser Induction Plan, den wir für jeden Neuzugang individuell und je nach Vorkenntnissen anpassen. Hier planen wir für die ersten zwei Wochen auf Tagesbasis, später auf Wochenbasis, wann welche Einführung in Tools, Prozesse, Themen oder Etats stattfindet, hinterlegen Leselisten zur eigenständigen Einarbeitung und vermerken erste Trainings. 

Alina fand diesen Ansatz sehr hilfreich: „Mir sind drei Sachen aus der Induction bei Oseon besonders positiv im Gedächtnis geblieben: erstens der Induction Plan, der die ersten Wochen sinnvoll strukturiert hat und individuell auf mich zugeschnitten war. Zweitens, dass mir eine Mentorin zur Seite gestellt wurde, die mich während der kompletten Induction und darüber hinaus unterstützt hat. Drittens die Kolleg:innen, die mich superherzlich und hilfsbereit empfangen haben.“

Auch Jenny, die schon vor einiger Zeit unter Pandemie-Bedingungen als Trainee bei uns angefangen hat und inzwischen eigene Accounts betreut, fand das strukturierte Onboarding hilfreich: „Ich fand es gut, am Anfang meiner Traineezeit eine klare Struktur im Tagesablauf zu haben, und immer für den jeweiligen Tag zu wissen, was meine Aufgaben sind. Die Induction wurde über mehrere Teammitglieder verteilt, sodass man sich auch gleich ein bisschen besser kennenlernen konnte. Man wird bereits am Anfang relativ schnell in Aufgaben mit eingebunden, sodass es definitiv nicht langweilig wird!“

Während der Onboarding-Zeit wird dann auch deutlich, wo noch welche internen und externen Trainings sinnvoll wären und wir integrieren die neuen Kolleginnen und Kollegen in unser B4O-Trainingsprogramm. Nach drei Monaten ist es dann an der Zeit, im Rahmen unserer Personalgespräche individuelle Karrierepläne zu definieren, mit Zielen, die sich stark an den Entwicklungswünschen und Steckenpferden der Mitarbeiter:innen orientieren (denn die selbst gesetzten Ziele verfolgen wir doch alle am liebsten). Dann ist auch klar, wohin die weitere Reise geht.

Sicher ist schon die über das gesamte Team verteilte Verantwortung für die einzelnen Induction-Termine eine gute Gelegenheit, sich kennenzulernen, aber wir legen auch Wert darauf, während der Arbeitszeit auch mal arbeitsfreie Quality Time miteinander zu verbringen. "Wir müssen uns dringend mal alle wieder sehen, da sind so viele neue Gesichter im Call", meinte ich kürzlich zu Tapio. Er: "Unbedingt!" Jetzt ist es in der Pandemie natürlich so eine Sache mit Treffen in der Gruppe, aber wir haben es doch ganz gut und auch standortübergreifend hinbekommen: im "Inzidenztal" im letzten Spätsommer mit zwei gemeinsamen Tagen in Kassel mit Kochkurs, Virtual Reality-Spielen und GPS Rally, vor Weihnachten unter Corona-Auflagen zur privaten Raclette-Hütten-Zeit mit Glühwein und Lagerfeuer oder jetzt die Tage zum Fotoshooting im Office und Cocktails am Abend. Und mit dem "Oseon Summer Splash" in Berlin ist schon die nächste Team Time in allen Kalendern. Das schmilzt Eis und baut Brücken für den Arbeitsalltag:

„Ich hatte großes Glück, schon vor meinem Start bei Oseon einen Großteil des Teams auf der Weihnachtsfeier kennenzulernen", erzählt Josi. "Ich meine, wie cool ist es bitte, schon vor Beginn des Vertrags dazu eingeladen zu sein? Dementsprechend lief das in meinem Fall ausschließlich remote Onboarding reibungslos. Alle wichtigen Geräte und Dokumente wurden mir im Voraus zugeschickt, sodass ich an Tag 1 direkt loslegen konnte. Dank des maßgeschneiderten Induction Plans hatte ich für die ersten Wochen eine ganz genaue Übersicht darüber, was wann und mit wem ansteht. Und von Anfang an hatte ich das Gefühl, Teil des Teams zu sein – trotz Teams (pun intended).“

Ein gutes Onboarding setzt Leitplanken, vermittelt nötiges Wissen und schafft die Sicherheit, sich schnell ins Team einzufügen und auch souverän auf Kunden mitarbeiten zu können. So hat es auch Rebecca erlebt: "Wer möchte, kann gerne schnell Verantwortung übernehmen. Das hat mir besonders gut gefallen.“ Und das ist es doch, was am Ende zählt: Schnell das Gefühl zu haben, dass man die richtige Agentur gewählt hat, anzukommen und dazuzugehören.

Titelbild: Ashkan Forouzani on Unsplash