Arbeiten im Ausland? So klappt die Workation in der Agentur

Erasmus, Work and Travel oder Arbeit als Au-pair – nach dem Schulabschluss und vor dem Studium oder währenddessen gibt es für Schüler:innen und Student:innen viele Möglichkeiten, berufliche sowie private Erfahrungen bei einem Auslandsaufenthalt zu sammeln. Doch was ist, wenn man diesen Zeitpunkt während der Ausbildung verpasst? Besteht außer dem jährlichen Urlaub oder einem Job im Ausland keine Chance mehr, auch später im Berufsleben noch Eindrücke in anderen Ländern zu sammeln? 

Diese Frage hat mich seit dem Berufseinstieg bei Oseon beschäftigt. Denn weder während meines Bachelor- noch Masterstudiums konnte ich einen Auslandsaufenthalt unterbringen. Danke, Corona! Doch schon nach ein paar Wochen in meinem ersten Vollzeit-Job kam mir eine Idee, wie ich doch noch an die wertvolle Auslandserfahrung kommen könnte, von der viele meiner Freund:innen so schwärmen. Das Zauberwort lautete: Workation! 

Bei Oseon ist Hybrid- und Remote-Work nämlich kein Problem. Viele meiner Kolleg:innen sitzen rund um Frankfurt und Hamburg verteilt und arbeiten regelmäßig aus dem Homeoffice. Das funktioniert hervorragend, also sollte das doch eigentlich auch von einem anderen Land aus möglich sein. Immerhin brauche ich nur drei wesentliche Dinge, um meine Aufgaben für die Agentur zu erledigen: Einen Laptop, ein Handy und eine gute WLAN-Verbindung. Warum also nicht Arbeit und Reisen kombinieren? 

Mein Plan eine Workation zu starten, nahm dank meiner Kolleg:innen schnell Gestalt an. Die Wege in unserer Agentur sind sehr kurz: Kaum hatte ich vorsichtig angefragt, ob sowas bei uns überhaupt möglich sei, saß ich schon in einem kurzen Abstimmungscall, um die Details zu klären. 

Das Feedback? Klar, kannst du machen! Wo genau willst du hin und für wie lange? 

Okay, so einfach hatte ich mir das dann doch nicht vorgestellt. Zwischen dem ersten Vorfühlen Mitte November und meiner Abreise nach Spanien Anfang März lagen tatsächlich nur knapp drei Monate. In der gab es Zeit natürlich einiges zu organisieren und klären – sowohl für mich als auch für Oseon als Arbeitgebenden

Vor, während und nach einem beruflichen Auslandaufenthalt gibt es vieles zu beachten. Das Gleiche gilt für eine Workation. Diese Aspekte und Tipps solltet ihr und euer Unternehmen daher bei der Planung beachten: 

Je nach dem, in welches Land eure Reise gehen sollt, müsst ihr mit euren Arbeitgeber die rechtlichen Rahmenbedingungen klären. Einfach losfahren und Laptop aufklappen geht aus steuerrechtlichen und arbeitsrechtlichen Gründen nicht. Die Richtlinien der Europäischen Kommission versteht Workation im EU-Ausland nämlich als eine „Entsendung“. Damit im Beschäftigungsstaat – also dem Land, wo ihr eure Workation machen wollt – keine Sozialversicherungspflicht entsteht, müsst ihr daher vor Beginn der Entsendung eine sogenannte A1-Bescheinigung einholen. Sie muss von eurem Arbeitgebenden bei eurer gesetzlichen Krankenkasse beantragt werden. 

Doch darüber hinaus sind die Bedingungen für eine Workation in den einzelnen Ländern oft unterschiedlich. Wo ihr wie lange bleiben könnt und welche Regelungen dort bezüglich des geltenden Rechtes zutreffen, solltet ihr und euer Unternehmen daher unbedingt im Voraus ausfindig machen und bei der Planung beachten. Erste Anlaufstelle für Infos sind die zum Beispiel die Seiten der IHK oder der Krankenkassen.

Tipp: Nehmt euch für die An- und Abreise eurer Workation ein paar Tage Urlaub. So habt ihr bei Ankunft am temporären Arbeitsort weniger Stress und könnt euch besser auf die neue Umgebung einstellen. Nach der Workation könnt ihr die zusätzlichen Tage nutzen, um euch zuhause ohne Hektik auf die Rückkehr in den Alltag vorzubereiten. 

Die erfolgreiche Umsetzung einer Workation erfordert klare und strukturierte Arbeitsvereinbarungen. Diese solltet ihr unbedingt gemeinsam mit euerem Arbeitgebenden in einer Workation-Vereinbarung schriftlich festhalten. Teil davon kann beispielsweise sein, dass ihr euch einmal Gedanken darüber macht, wie ihr eure Freizeit während der Workation gestalten wollt. Der Sinn hinter einer Workation ist es, Arbeit und Urlaub zu kombinieren. Dabei reicht es einigen, das gewählte Land erst nach dem üblichen 8-Stunden Tag und am Wochenende zu entdecken. Andere wollen wiederum auch unter der Woche mehr vom Urlaubsort sehen. Solltet ihr zu letzteren gehören, dann denkt für die Dauer der Workation über ein Teilzeitmodell nach und klärt das mit eurem Arbeitgebenden ab. 

Zudem ist es wichtig, eure generellen Arbeitszeiten und Erreichbarkeiten abzuklären und klar zu kommunizieren. Überlegt, ob ihr eure Arbeitszeiten anpassen möchtet, beispielsweise früher anzufangen und eher aufzuhören, wenn es am Zielort am Nachmittag sehr heiß wird. Beachtet dabei, dass in einigen Ländern andere Arbeitszeitregelungen gelten könnte. Informiert euch daher über die spezifischen Regelungen und stellt sicher, dass eure Planung damit übereinstimmt. 

Außerdem solltet ihr euch darüber im Klaren sein, dass bei einer Workation die gesetzlichen Feiertage des Arbeitslandes gelten. Je nach Land kann es also sein, dass ihr andere Feiertage habt als eure Kolleg:innen in Deutschland. Hier solltet ihr sicherstellen, dass alle Beteiligten über die abweichenden Feiertage informiert sind und entsprechende Regelungen getroffen werden können, damit der Arbeitsablauf nicht gestört wird. Gleiches gilt selbstverständlich für unterschiedliche Zeitzonen. 

Wenn ihr euch auf die Suche nach einer Unterkunft für eure Workation begebt, solltet ihr unbedingt darauf achten, dass ihr dort auch problemlos arbeiten könnt. Plattformen wie Airbnb, Booking.com und Co. machen es mittlerweile relativ leicht, Unterkünfte zu finden, die speziell für Remote-Arbeitende ausgestattet sind. Viele Hosts bieten detaillierte Informationen zu Internetverbindung, Arbeitsflächen und Sitzmöglichkeiten an. Unsere Technik-Checkliste: 

• schnelles Internet (ab 100 Mbit/s) 
• Laptop 
• Arbeitshandy 
• Tastatur 
• PC-Maus oder Trackpad 
• ggf. zweiter Bildschirm 

Reist ihr zu zweit oder mit mehreren Personen, lohnt es sich zudem nach Unterkünften mit mehreren, voneinander abgetrennten Räumen zu schauen. So stellt ihr sicher, dass ihr wichtige Termine in Ruhe wahrnehmen oder euch auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren könnt. 

Zugegebenermaßen habt ihr nach der initialen Planung und mit Anreise am Zielort den größten organisatorischen Teil eurer Workation bereits hinter euch. Einmal angekommen werdet ihr – je nach Arbeitsvereinbarung – wieder in euren normalen Arbeitsalltag starten. Mit Strand, Meer oder Bergen vor der Haustür und ohne die gewohnten Abläufe im Büro kann es aber manchmal schwer sein, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und produktiv zu bleiben. Daher ist es wichtig, dass ihr eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit etabliert. Mit einem klaren Arbeitsplan und festen Arbeitszeiten könnt ihr euren Tag besser strukturieren und ausreichend Freizeit zum Erholen oder Erkunden des Urlaubsortes einplanen. Außerdem ist es sinnvoll, sich während der Workation ein paar Tage Urlaub zu nehmen. So könnt ihr die Umgebung mehrere Tage am Stück ausgiebig erkunden und euch entspannen, ohne an die Arbeit denken zu müssen. 

Außerdem ist es hilfreich, eure Kolleg:innen in die Planung zu integrieren, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu fördern. Denn eventuell ist nicht jede:r gleich vom Konzept einer Workation überzeugt und möchte sichergehen, dass die Arbeitsleistung nicht darunter leidet.Eine offene Kommunikation über Erwartungen und Erreichbarkeiten trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und mögliche Bedenken aus dem Weg zu räumen. Ergreift dafür auch abseits von Kunden-Calls die Möglichkeit, eure Kolleg:innen über Video zu sehen und nutzt eure internen Kommunikationskanäle für regelmäßige Updates über euer Abenteuer! 

Um Kolleg:innen auch in Zukunft eine Workation im Unternehmen zu ermöglichen, ist eure Rückmeldung wichtig. So kann euer Arbeitgebender von euren Erfahrungen und Erkenntnissen lernen, um die Rahmenbedingungen zu verbessern. Setzt euch daher am besten nach eurer Rückkehr für ein Feedbackgespräch zusammen und evaluiert gemeinsam, was besonders gut funktioniert hat und vor welchen Herausforderungen ihr standet.  

Meine Zeit in Spanien verging wie im Flug. Denn auch, wenn ich weiterhin eine 40-Stunden Woche hatte und mein Arbeitspensum genauso war wie zuvor, fühlte sich die Arbeit in einem anderen Land doch deutlich weniger belastend an. Durch Sightseeing, Strandbesuche, das Meer und das gute Wetter konnte ich nach einem langen Arbeitstag deutlich besser abschalten als zuhause in Deutschland. Auch das erhoffte Urlaubsfeeling stellte sich an den freien Tagen und den Wochenenden schnell ein.  

Dass ich so eine tolle Erfahrung im Ausland hatte, lag aber vor allem an meinen Kolleg:innen, ohne deren Hilfe und Unterstützung meine Workation sicherlich niemals so gut geklappt hätte. Und auch, wenn man während der Zeit im Ausland vorerst nur virtuell zusammenarbeitet, ist das Wiedersehen in Deutschland dafür umso schöner.